Положение об обработке персональных данных

Общество с ограниченной ответственностью

Управляющая компания «Вэлком Груп»

 

 

 

 

 

 

 

          УТВЕРЖДАЮ

          Генеральный директор

                         

          ___________________  М. А. Коновалов

          «___» ______________ 20__ г.

ПОЛОЖЕНИЕ

о персональных данных

 

            1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.      Положение о персональных данных (далее – Положение) разработано в целях обеспечения защиты персональных данных работников ООО Управляющая компания «Вэлком Груп» (далее – Организации) от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

1.2.      Настоящее Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом «О персональных данных».

1.3.      Порядок ввода в действие и изменения Положения.

1.3.1.      Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором Организации и действует бессрочно, до замены его новым Положением.

1.3.2.      Все изменения в Положение вносятся приказом.

1.4.      Все работники Организации должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись.

1.5.      Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания и по истечении 75 лет срока их хранения, или продлевается на основании заключения экспертной комиссии Организации, если иное не определено законом.

1.6.      При реализации настоящего Положения каждая из сторон обязана использовать свои права и исполнять свои обязанности добросовестно и разумно, не злоупотребляя ими.

 

2.      ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

2.1.      Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

-    персональные данные работника — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации работнику, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями;

-    обработка персональных данных — сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных работников Организации;

-    конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным работников, требование не допускать их распространения без согласия работника или иного законного основания;

-    распространение персональных данных — действия, направленные на передачу персональных данных работников определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных работников в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным работников каким-либо иным способом;

-    использование персональных данных — действия (операции) с персональными данными, совершаемые должностным лицом Организации в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении работников либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;

-    блокирование персональных данных — временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных работников, в том числе их передачи;

-    уничтожение персональных данных — действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников;

-    обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному работнику;

-    общедоступные персональные данные — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия работника или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности;

-    информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

-    документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.

2.2.      В состав персональных данных работников Организации входят документы, содержащие информацию о паспортных данных, образовании, отношении к воинской обязанности, семейном положении, месте жительства, состоянии здоровья, а также о предыдущих местах их работы.

2.3.      Комплекс документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений работника в Организации при его приеме, переводе и увольнении.

2.3.1.      Информация, представляемая работником при поступлении на работу в Организацию, должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

-    паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

-    трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, либо трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;

-    страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

-    документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;

-    документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

-    свидетельство о присвоении ИНН.

2.3.2.      При оформлении работника в Организацию работником заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:

-    общие сведения (Ф.И.О. работника, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);

-    сведения о воинском учете;

-    данные о приеме на работу;

В дальнейшем в личную карточку вносятся:

-    сведения о переводах на другую работу;

-    сведения об аттестации;

-    сведения о повышении квалификации;

-    сведения о профессиональной переподготовке;

-    сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;

-    сведения об отпусках;

-    сведения о социальных гарантиях;

-    сведения о месте жительства и контактных телефонах.

2.3.3.      В Организации создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие данные о работниках в единичном или сводном виде:

2.3.3.1.Документы, содержащие персональные данные работников (комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении; комплекс материалов по анкетированию, тестированию; проведению собеседований с кандидатом на должность; подлинники и копии приказов по личному составу; личные дела и трудовые книжки работников; дела, содержащие основания к приказу по личному составу; дела, содержащие материалы аттестации работников; служебных расследований; справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы); подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству Организации, руководителям структурных подразделений; копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения).

2.3.3.2.Документация по организации работы структурных подразделений (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, приказы, распоряжения, указания руководства Организации); документы по планированию, учету, анализу и отчетности в части работы с персоналом Организации.

 

3.      СБОР, ОБРАБОТКА И ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3.1.      Порядок получения персональных данных:

3.1.1.      При подборе персонала сотрудник, осуществляющий подбор, получает персональные данные непосредственно у лица, являющегося  кандидатом для приема на работу.

3.1.2.      Персональные данные кандидата содержатся в анкете (резюме). Сведения в анкету заносятся собственноручно кандидатом на основании личных документов.

3.1.3.      Анкеты  кандидатов, принятых на работу хранятся в отделе персонала. Анкеты (резюме) кандидатов не прошедших собеседование – уничтожаются.

3.1.4.      При приеме на работу сотрудник, оформляющий прием, получает персональные данные непосредственно у лица, принимаемого на работу. Работник предоставляет Работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами.

3.1.5.      Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник уведомляется об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель сообщает работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

3.1.6.      Не допускается получение и обработка персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

Обработка указанных персональных данных работников работодателем возможна без их согласия в следующих случаях:

– персональные данные являются общедоступными;

– персональные данные относятся к состоянию здоровья работника и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;

– по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.

3.1.7.      Письменное согласие работника на обработку своих персональных данных должно включать в себя (Приложение 1):

– фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

– наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

– цель обработки персональных данных;

– перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

– перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

– срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

3.1.8.      Согласие работника не требуется в следующих случаях:

1)      обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия работодателя;

2)      обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения трудового договора;

3)      обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;

4)      обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если получение его согласия невозможно.

3.2.      Порядок обработки персональных данных.

3.2.1.      В соответствии со ст. 86, гл. 14 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина Работодатель и его представители при обработке персональных данных работника должны соблюдать следующие общие требования:

3.2.1.1.      Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества Организации.

3.2.1.2.      При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных Работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

3.2.1.3.      При принятии решений, затрагивающих интересы работника, Работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

3.3.      Защита персональных данных.

3.3.1.      Все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению конфиденциальной информации должны выполняться только сотрудниками, обладающими правом доступа к персональным данным, осуществляющими данную работу в соответствии со своими должностными обязанностями, зафиксированными в их должностных инструкциях. Персональные данные хранятся у ответственных сотрудников, которые обеспечивают их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

3.3.2.      Документы, содержащие персональные данные работников, хранятся в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа. Ключи от шкафов (сейфов) хранятся у руководителей подразделений, без права передачи третьим лицам.

3.3.3.      Ответы на письменные запросы других организаций и учреждений в пределах их компетенции и предоставленных полномочий даются в письменной форме на бланке Организации в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений о работниках Организации.

3.3.4.      Персональные компьютеры, в которых содержатся персональные данные, должны быть защищены паролями доступа.

3.3.5.      Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.

3.3.6.      Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.

 

4.      ПЕРЕДАЧА И ХРАНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4.1.      При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

4.1.1.      Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, когда это установлено федеральным законом.

4.1.2.      Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия.

4.1.3.      Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

4.1.4.      При передаче с согласия работника его персональных данных третьим лицам работодатель обязан предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.

4.1.5.      Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации по телефону или факсу.

4.1.6.      Не допускается выдача личных дел сотрудников на рабочие места руководителей.

4.2.      Хранение персональных данных работников.

4.2.1.      Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в бухгалтерии в течение сроков, указанных в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Федеральной архивной службой России 06.10.2000 г.

4.2.2.      Персональные данные работников могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде — локальной компьютерной сети и компьютерной программе «1С: Предприятие-КАМИН: Расчет заработной платы».

4.2.3.      Помещения в рабочее время при отсутствии в них работников отдела должны быть закрыты.

4.2.4.      Проведение уборки помещения должно производиться в присутствии работников отдела.

 

5.      ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ РАБОТНИКОВ

5.1.      Внутри Организации доступ к персональным данным работников, кроме сотрудников отдела персонала, разрешается только непосредственным (доступ к персональным данным только сотрудников своего подразделения) и вышестоящим руководителям, а также другим сотрудникам - только к тем персональным данным сотрудников, которые необходимы им для выполнения конкретных трудовых функций или разовых служебных поручений.

5.2.      Внешний доступ к персональным данным могут иметь государственные и негосударственные функциональные структуры – к информации только в сфере своей компетенции, установленной законодательством.

5.3.      Работники Организации, а также уволенные из Организации имеют право знакомиться с документами, содержащими их персональные данные, получать копии этих документов, выписки из них, заверенные подписью руководителя и печатью Организации в соответствии с действующим законодательством.

5.4.      Работник в обязательном порядке знакомится под роспись со сведениями, занесенными в личную карточку, после приема на работу (раздел I, II), а также со сведениями, внесенными за время его работы в Организации (разделы III – X) – при увольнении.

5.5.      Представители работника получают доступ к персональным данным работника строго в пределах, определенных самим работником, необходимых им для выполнения своих функций представителя. Сотрудники Организации, предоставляющие доступ к персональным данным работника в его отсутствие, должны удостовериться в полномочиях представителей.

5.6.      С работниками, ответственными за хранение персональных данных, а также с работниками, владеющими персональными данными в силу своих должностных обязанностей, заключается Соглашения о неразглашении персональных данных работников (Приложение 2).

 

6.      ПРАВА РАБОТНИКОВ

6.1.      Работник имеет право:

6.1.1.      Требовать об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, содержащихся в документах работодателя, а также данных обработанных с нарушением требований законодательства РФ и настоящего Положения;

6.1.2.      Заявить в письменной форме о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия в случае отказа работодателя исключить или исправить персональные данные работника;

6.1.3.      Дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения, персональные данные оценочного характера;

6.1.4.      Требовать об извещении Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

6.1.5.      Работник имеет право обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие работодателя при обработке и защите его персональных данных.

 

7.      ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ НОРМ, РЕГУЛИРУЮЩИХ ОБРАБОТКУ И ЗАЩИТУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

7.1.      Работники Организации, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

7.2.      Руководитель, разрешающий доступ сотрудника к конфиденциальному документу, несет персональную ответственность за данное разрешение.

7.3.      Каждый сотрудник, получающий для работы конфиденциальный документ, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.

7.4.      Работник, предоставивший Работодателю подложные документы или заведомо ложные сведения о себе, несет дисциплинарную ответственность, вплоть до увольнения.

 

 

 

Приложение 1

 

Форма заявления

о согласии работника

на обработку персональных данных

 

 

Генеральному директору

ООО Управляющая компания «Вэлком Груп»

М. А. Коновалову

 

_______________________________________

(Ф.И.О. в родит. падеже)

_______________________________________

(наименование должности, структурного подразделения)

_______________________________________

 

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

о согласии на обработку персональных данных

 

Не возражаю против получения/сообщения Вами сведений обо мне, содержащих данные о _______________________________________________________________________

(указать перечень персональных данных)

________________________________________________________________________________

(откуда могут быть получены или куда переданы персональные данные)

________________________________________________________________________________


с целью ________________________________________________________________________
(указать цель обработки персональных данных)

в форме документальной/электронной/устной (по телефону)____________________________

в течение _______________________________________________________________________

(указать срок действия согласия)


Настоящее заявление может быть отозвано мной в письменной форме.

 

__________________

_______________

дата

подпись

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

 

Форма

Соглашения о неразглашении

персональных данных работников

 

 

СОГЛАШЕНИЕ

 о неразглашении персональных данных работников

 

Я, _______________________________________________________________________,

паспорт серии ______ номер _____________ выданный _______________________________

_________________________________________________ «___» ______________ 20__ г.

понимаю, что получаю доступ к персональным данным сотрудников ООО Управляющая компания «Вэлком Груп». Я также понимаю, что во время исполнения своих обязанностей мне приходится заниматься сбором, обработкой и хранением персональных данных сотрудников.

Я понимаю, что разглашение такого рода информации может нанести ущерб сотрудникам фирмы как прямой, так и косвенный.

В связи с этим даю обязательство при обработке (сборе, хранением, передаче, уточнении) с персональными данными сотрудника соблюдать все описанные в «Положении о порядке обработки персональных данных работников» требования.

Я подтверждаю, что не имею права разглашать сведения о (об):

- анкетных и биографических данных;

- образовании;

- трудовом и общем стаже;

- составе семьи;

- паспортных данных;

- воинском учете;

- заработной плате Работника;

- социальных льготах;

- адресе места жительства, домашнем (сотовом) телефоне;

- месте работы или учебы членов семьи и родственников;

- характере взаимоотношений в семье;

- составе декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;

- содержании декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;

- делах, содержащих материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;

- копиях отчетов, направляемые в органы статистики.

Я предупрежден (а) о том, что в случае разглашения мной сведений, касающихся персональных данных работника, или их утраты, я несу ответственность в соответствии с действующим законодательством.

С положением о персональных данных ознакомлен (а).



__________________

_______________

дата

подпись

 

 

 

 

 

Приложение 3

СОГЛАСИЕ

на обработку персональных данных

    Я, _________________________________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество полностью)

адрес регистрации:_____________________________________________________________

паспорт (серия, номер): _____________ выдан (дата выдачи, кем выдан)______________________

_____________________________________________________________________________

в  соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ  "О   персональных  данных" даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в том числе автоматизированную предоставленных мной в ООО Управляющая компания «Вэлком Груп» с целью обеспечения соблюдения законодательства Российской Федерации и выполнения других действий, необходимых для исполнения трудовых правоотношений. Я уведомлен и согласен с тем, что в целях безопасности и порядка в офисных, производственных, торговых и подсобных помещениях установлено и ведется видеонаблюдение (в т.ч. скрытое).

Согласие дается: в отношении информации, относящейся ко мне, полученной как от меня, так и от третьих лиц, включая: анкетные и биографические данные; паспортные данные; адрес места регистрации (жительства); сведения о воинском учете; домашний (сотовый) телефон; семейное, имущественное, социальное положение; доходы; информация о состоянии здоровья и другие сведения.

Настоящее согласие дано для обработки моих персональных данных по своей воле и в своем интересе, в том числе для их передачи третьим лицам (в целях и в сроки, определенных договором), с которыми Общество заключило соглашение, содержащее условие о конфиденциальности и неразглашении информации.

Настоящее  согласие  действует до достижения цели обработки и может быть отозвано мной в письменной форме. С Положением о персональных данных ознакомлен (а).

__________________

_______________

дата

подпись